Помощник/ассистент руководителя
Описание
Помощник генерального директора / Бизнес-ассистент (логистика, ЖД-перевозки) О компании ООО «Востсибжелтранс» — стабильная компания в сфере железнодорожных перевозок и экспедирования. Генеральный директор сосредоточена на стратегии: развитии продаж, работе с грузоотправителями и собственниками бизнеса. Мы ищем правую руку, которая возьмёт на себя операционный блок и документооборот, чтобы руководитель мог заниматься развитием, а не рутиной. Важно для нас: мы ищем не просто исполнителя, а человека, с которым будем на одной волне в вопросах ценностей, стиля работы и отношения к людям. Мы против микроменеджмента — нам нужен зрелый, самостоятельный сотрудник, которому мы сможем доверять. Формат работы Работа в офисе в г. [Ваш город] с 9:00 до 18:00 (график 5/2). Мы ценим живое общение и считаем, что для роли «правой руки» личное взаимодействие критически важно — это позволяет быстрее настроить ментальную связь и оперативно решать задачи. После успешного прохождения испытательного срока (3 месяца) при высоком уровне самоорганизации возможен гибридный график (например, 1–2 дня в неделю удалённо) по согласованию. Чем предстоит заниматься (обязанности) Договорная работа и заявки: Оформление заявок на железнодорожные перевозки. Первичная проверка договоров, составление протоколов разногласий. Отчётность для клиентов: Ежедневная подготовка и рассылка дислокации (отчётов о местонахождении вагонов) с соблюдением регламента. Финансовые документы: Составление счетов и УПД (универсальных передаточных документов). Экспортные перевозки: Запрос и отправка документов (декларации, ЖД-накладные), проверка реестров. Работа в системах: 1С, ЭДО (электронный документооборот), освоение и внедрение новых CRM и операционных систем по мере роста бизнеса. Активное использование инструментов на базе искусственного интеллекта (нейросети для генерации документов, обработки данных, автоматизации рутины). Коммуникация: Деловая переписка и телефонные переговоры с контрагентами, клиентами, представителями РЖД. Сопровождение руководителя: В том числе возможные совместные командировки для решения задач на местах. Зоны ответственности (за что отвечаете лично) ОбластьЧто именно контролируете Договоры и разногласияСвоевременная и корректная первичная проверка, отсутствие ошибок в реквизитах. Дислокация вагоновАктуальность данных и строгое соблюдение времени рассылки (например, к 10:00 ежедневно). Счета и УПД100% правильность сумм и реквизитов. Экспортные документыПолнота архива по каждой отправке, своевременная отправка контрагентам. Системы (1С, ЭДО, CRM, ИИ)Корректное ведение баз данных; внедрённые инструменты должны реально работать и ускорять процессы. КоммуникацияТональность и дипломатичность общения — вы лицо компании на операционном уровне, конфликты гасите на месте. Сопровождение в поездкахОрганизационная готовность (билеты, документы, встречи), доступ к информации в дороге. Мы ожидаем, что вы Обладаете высоким интеллектом и быстрой сообразительностью – схватываете суть с полуслова, принимаете решения в нестандартных ситуациях, предлагаете эффективные решения. Работаете на опережение – оперативно выполняете поручения, держите руководителя в курсе ключевых моментов. Чётко понимаете границы своих обязанностей – знаете свою зону ответственности и не вторгаетесь в компетенцию руководителя без необходимости. Максимально сосредоточены на работе – умеете отключаться от внешнего шума, глубоко погружаться в задачу и доводить её до результата. Говорите только по делу: лаконично, информативно, без пустых разговоров и лишних эмоций. Обладаете развитым эмоциональным интеллектом – доброжелательны, терпеливы, умеете слышать и понимать людей, сохраняя профессиональную дистанцию. Имеете философский взгляд на вещи – сохраняете спокойствие в стрессовых ситуациях, готовы пересматривать свои ментальные установки и учиться новому. Высокомотивированы на рост – не просто ищете работу, а хотите развиваться вместе с компанией, брать на себя больше ответственности со временем. Любите общаться с людьми – искренне взаимодействуете с представителями РЖД, клиентами и партнёрами, умеете расположить к себе и решать вопросы дипломатично. Технически подкованы и быстро обучаемы – уверенно работаете в 1С и ЭДО, а главное – готовы осваивать новые CRM, операционные системы и ИИ-инструменты, активно предлагая их для оптимизации. Готовы к совместным командировкам – при необходимости выезжать с руководителем. Мы предлагаем (мотивация) Финансовую стабильность: официальное трудоустройство по ТК РФ, белая зарплата (обсуждается на собеседовании), график 5/2 с 9:00 до 18:00. Реальное влияние: вы не просто исполнитель, а участник выстраивания бизнес-процессов. Ваши идеи по автоматизации и оптимизации будут услышаны и внедрены. Пространство для роста: мы планомерно внедряем CRM и ИИ-инструменты — вы станете драйвером этих изменений и получите компетенции, которые высоко ценятся на рынке. Обучение за счёт компании: оплата курсов по 1С, ЭДО, нейросетям, управлению проектами (по вашему желанию). Свобода и доверие: никакого микроменеджмента. Вы сами организуете свой день, если задачи решаются вовремя и качественно. Живое общение и поездки: совместные командировки с руководителем — возможность увидеть бизнес изнутри, наладить личные связи с партнёрами. Статус «правой руки»: вы будете посвящены в реальные процессы компании, ваше мнение важно. Комфортная атмосфера: работа с руководителем, который ценит взрослое, философское отношение к жизни, уважает личные границы и не создаёт токсичного напряжения. Ваш стиль управления: мы строим партнёрские отношения: я отвечаю за стратегию, вы — за операционную экспертизу. Я жду аргументов, а не бездумного исполнения, и всегда готова признать, что вы оказались правы, если это ведёт к лучшему результату. Как подать заявку Пришлите резюме с сопроводительным письмом, в котором кратко ответьте на два вопроса: Почему вы хотите работать именно с нами? Что для вас значит быть «правой рукой» руководителя? Это поможет нам понять, совпадаем ли мы в ценностях. 📸 Дополнительно: если вам комфортно, приложите, пожалуйста, своё деловое фото к резюме. Это не обязательно, но поможет нам лучше понять, с кем мы имеем дело, — мы ценим человеческий контакт ещё до личной встречи. Ваше фото останется конфиденциальным и будет использоваться исключительно для целей отбора. Дополнительная информация Опыт работы: 1–3 года. Занятость: полный день, полная занятость. Тип договора: трудовой договор. Вакансия активна до заполнения.