Офис-менеджер/Секретарь

Описание

Обязанности:

• работа в приёмной Руководителя компании;
• входящие/исходящие звонки (фиксирует и передает служебную информацию руководителю и сотрудникам компании);
• выполнение прямых поручений от Руководителя;
• по поручению Руководителя подготовка проектов писем, заявлений, запросов и других документов;
• заказ авиабилетов, бронирование гостиниц;
• подготовка кабинета Руководителя и переговорных комнат к совещаниям и заседаниям, проводимым руководителем (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
• встреча гостей (чай, кофе);
• заказ обедов для Руководителя;
• обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ канцелярии и иных товарно-материальных ценностей необходимых для работы офиса; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники, мебели и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
• координация и контроль работы курьеров и клининговой службы;
• обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов;
• сканирование, копирование документов, размещение на внешних и внутренних хранилищах;
• организация почтовых отправлений, взаимодействие с курьерскими службами;
• ведение архива.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы секретарем, личным помощником, администратором;
• Презентабельный внешний вид;
• Пунктуальность;
• Умение работать с большим объемом информации и несколькими задачами одновременно

Условия:

• Работа в стабильной компании;
• Официальное оформление по ТК РФ;
• График работы 5/2. Работа в паре с другим помощником (одна с 08:30 до 17:30, другая с 10:30 до окончания рабочего дня Руководителя)
• Заработная плата (оклад) + дополнительные премии;
• Работа в стильном, комфортабельном офисе (метро Чистые пруды).