Ассистент продюсера / Помощник руководителя

Описание

Обязанности:

Административное сопровождение деятельности компании;

Ведение документооборота и подготовка отчетности;

• Ведение реестра входящей/исходящей документации и формирование отчетности;
• Контроль правильности оформления документов (количество экземпляров, наличие всех реквизитов, визирование, печать, подпись);
• Работа с корреспонденцией (прием/отправка/регистрация);
• Обеспечение жизнедеятельности офиса Компании (заказ канцтоваров, воды, картриджей, поддержание офисной техники в исправном состоянии);
• Оформление временных и постоянных пропусков;
• Взаимодействие с арендодателями;
• Проведение инвентаризации;
• Организация совещаний, переговоров;
• Ведение и оформление протокола совещания;
• Согласование договоров, актов, писем, доп. соглашений и прочей закрывающей документации;
• Редактирование документации (служебные записки, приказы, письма и пр.) согласно ГОСТ и внутренним стандартам организации;
• Подготовка презентаций;
• Встреча клиентов и посетителей; чай/кофе;
• Поиск и анализ любой информации для текущих задач;
• Ведение переписки внутри компании и с контрагентами;
• Согласование, заключение и ведение административно-хозяйственных договоров (аренда, вода, обслуживание техники, приобретение мебели, ремонт, клининг и пр.);
• Получение поступающей на подписание документации, проверка, организация подписания и возврата подрядчикам;
• Взаимодействие с подрядчиками и членами съемочной группы на предмет подписания договоров и выставления закрывающих документов;
• Взаимодействие с поставщиками услуг;
• Создание и работа в Google и Excel таблицах;
• Тревел поддержка, заказ авиабилетов, оформление виз, бронь гостиниц;
• Координация, ускорение и контроль поставленных задач партнерам/ сотрудникам/контрагентам;
• Организация и выполнение поручений Генерального директора.
• Требования:
• Владение офисной техникой (принтер, сканер, ксерокс);

ПК пользователь Word, Excel, Internet, Outlook;

• Грамотная речь;
• Грамотный русский язык (орфография, пунктуация);
• Знание математики;
• Коммуникабельность;
• Усидчивость;
• Пунктуальность;
• Внимательность;
• Стрессоустойчивость!
• Условия:
• График: 5/2, с 10:00 (11:00) до 19:00 (20:00)
• Оформление: в штат компании