Офис-менеджер

Описание

• Административно-хозяйственный блок:
• ведение документооборота (входящая/исходящая документация);
• приём заявок и заказ канцелярских и хозяйственных товаров (Комус), питьевой воды;
• приём и распределение телефонных звонков (мини АТС);

• 90% звонков- партнёры организации;

  10% звонков- потенциальные Клиенты. Корректное общение с Клиентами по утверждённой форме;

• организация командировок сотрудников (заказ билетов, гостиниц, трансфера);
• сбор и систематизация отчётов ГСМ сотрудников (бензин, техобслуживание автомобилей);
• работа в личном кабинете мобильного оператора по обслуживанию корпоративной связи (взаимодействие со службами техподдержки, детализация звонков, передача счетов в бухгалтерию);
• работа с МФУ (принтер, сканер, копир, ламинатор) по поручениям сотрудников, оформление заявок на техобслуживание сервисным инженером в случае поломок);
• взаимодействие с почтовым отделением, курьерскими службами (прием корреспонденции и передача её адресатам);

• ведение делового календаря Руководителя (совещания, встречи, дни рождения Клиентов и сотрудников),

• чай/кофе для Руководства и Клиентов;

• работа с исторической библиотекой;

• Задачи по сопровождению отдела маркетинга и рекламы;
• ответственное ведение статистики входящих Клиентских звонков (занесение в таблицу информации по заданному шаблону), отслеживание результата переговоров Клиента с Руководством и своевременное обновление информации по текущему состоянию дел. Еженедельная рассылка обновлений;
• предоставление отчетов по статистике звонков по запросу руководителя ОМиР;
• учет рекламной продукции (приход/расход каталогов, пакетов). В случае поступления новой партии рекламной продукции из типографии - приёмка её на брак по заданию руководителя ОМиР;
• оформление транспортных заявок на доставку рекламной продукции из типографии, логистика корпоративной продукции по точкам распространения по заданию руководителя ОМиР (заявка, доверенность, акт, контроль);
• Задачи по сопровождению Отдела документационного обеспечения и технического отдела;
• ведение реестра техкарт - взаимодействие с главным технологом (сканирование и систематизация документов);
• Возможны поручения по распечатке от начальников участков, архитекторов и конструкторов.

Требования:

• Образование: средне-специальное, высшее;
• Знание Microsoft office: Word, Exсel, Outlook; Adobe Acrobad;
• Знание оргтехники;
• Коммуникабельность, ответственность, исполнительность;

Условия:

• отпуск 28 календарных дней. Официальная заработная плата;
• Возможен карьерный рост при наличии профильного образования (строительство, архитектура);
• Работа в комфортабельном офисе, дружный коллектив, бесплатный обед.
  (Новорижское шоссе, Истринский район, д. Юрьево)