Бизнес-ассистент / координатор проектов
Описание
Главная задача на старте — порядок и контроль сроков проектов. Нужен структурный исполнитель, который видит все текущие проекты, фиксирует контрольные точки, ежедневно проверяет сроки и ответственных, заранее замечает отклонения и доводит задачи до завершения. 1. Ключевая зона ответственности — сроки проектов • Вести единый реестр всех текущих мебельных проектов и их контрольных дат. • Ежедневно проверять статусы по этапам: замер, дизайн, согласование, закупка, производство, доставка, монтаж, рекламации. • Контролировать дедлайны и ответственных сотрудников по каждому этапу. • За 3–5 дней до контрольной даты проверять готовность следующего этапа, а не ждать возникновения просрочки. • Своевременно фиксировать отклонения: что задерживается, почему, кто отвечает и что нужно сделать для восстановления срока. • Напоминать ответственным о задачах и добиваться подтвержденного результата. • Подготавливать собственнику короткую сводку: проекты в норме / риск срыва / просрочка / принятое действие. • Контролировать, чтобы договоренности после встреч и переписок попадали в задачи и не терялись. 2. Дополнительные задачи ассистента • Фиксировать поручения собственника, назначать ответственных и сроки. • Контролировать выполнение задач сотрудниками и подрядчиками. • Готовить повестку к рабочим встречам и фиксировать итоговые решения. • Собирать информацию от отделов в одном понятном формате. • Поддерживать порядок в CRM, таблицах, папках, регламентах и рабочих документах. • Выполнять поиск информации, готовить простые сравнения и варианты решений. • Помогать в организационных задачах собственника, связанных с бизнесом. • Использовать ChatGPT и другие AI-инструменты для подготовки документов, сводок и ускорения рутинных задач. 3. Кого мы ищем На старте нам не нужен дорогой управленец. Нужен дисциплинированный человек с сильной исполнительской функцией и потенциалом к росту. • Системный: любит списки, порядок, таблицы и понятные статусы. • Внимательный: замечает пропущенный срок и незакрытую задачу. • Настойчивый: не ограничивается сообщением «я напомнил», а проверяет результат. • Спокойный в коммуникации: умеет корректно спрашивать статус и возвращать задачу ответственному. • Быстро обучается и не боится большого количества параллельных проектов. • Уверенно работает с Excel / Google Таблицами, календарем, мессенджерами; CRM будет преимуществом. • Грамотно пишет и умеет кратко формулировать суть проблемы. • Опыт координатором, помощником руководителя, администратором, project assistant или бизнес-ассистентом желателен, но не обязателен для сильного кандидата. Важно: мы не ищем человека, который сразу будет строить стратегию или руководить всей компанией. Сначала — качественное исполнение, прозрачность задач и контроль сроков. 4. Как будет оцениваться результат Показатель Что считается хорошим результатом Сроки проектов Нет “неожиданных” просрочек: риски выявлены заранее и вынесены на решение. Контроль задач У каждой задачи есть ответственный, срок и понятный статус. Дисциплина Просроченные задачи не зависают без напоминания и эскалации. Отчетность Собственник быстро понимает состояние проектов без ручного обзвона команды. Порядок Информация по проектам хранится системно и доступна для работы. 5. Условия и мотивация • Полная занятость, работа в связке с собственником компании. • Москва / Московская область. • Стартовый оклад — 80 000 ₽ на руки. • KPI — до 20 000 ₽ в месяц за дисциплину сроков, актуальность статусов и выполнение контрольных показателей. • Совокупный доход на старте — до 100 000 ₽ на руки. • Пересмотр дохода — по мере фактического расширения ответственности и самостоятельности. 6. Перспектива роста Эта позиция создается с перспективой развития человека внутри компании. Если ассистент показывает системность, надежность и способность управлять не только своими задачами, но и процессами других сотрудников, зона ответственности будет расширяться. Бизнес-ассистент Координатор процессов Операционный менеджер Операционный директор Рост не привязан к формальному сроку. Он зависит от того, насколько человек способен самостоятельно удерживать процессы, контролировать сотрудников и освобождать собственника от операционной рутины. Ключевой принцип роли Увидел риск → уточнил статус → поставил задачу → проконтролировал → получил результат.