Офис-менеджер

Описание

Обязанности: Работа с электронной почтой организации, Почтой России по приему/отправке писем и иной корреспонденции. Взаимодействие с курьером и курьерскими службами. Взаимодействие с отделами по работе с документацией. Регистрация входящей/исходящей документации, договоров, ведение соответствующих реестров. Отслеживание сроков отправки и передачи в отделы срочных документов. Распределение входящей документации по отделам, осуществление хранения ( в бумажном и электронном виде) и архивации общей документации организации. Сканирование, поименование документов, распределение их в соответствующие папки на сервере. Изготовление локальных актов организации по общей деятельности ( приказов, распоряжений), их регистрация, подписание, публикация для сотрудников, учет и хранение. Сбор заявок с отделов на офисные и канцелярские принадлежности, почтовые принадлежности, чая, кофе, воды и иных хоз. принадлежностей для офиса, их закупка выдача по отделам, хранение и учет. Взаимодействие с бухгалтерией по отчетной документации. Распределение распоряжений/заданий от генерального директора по отделам ( при необходимости). Выполнение отдельных заданий руководтсва. Организация встреч, переговоров, приготовление чая, кофе руководству и гостям( при необходимости). Организация/ помощь в организации корпоративных мероприятий. Оформление командировок ( при необходимости), закупка билетов, бронирование гостиниц и т.п. Отслеживание порядка в офисе. Взаимодействие с уборщицей, выдача расходных материалов, постановка задач уборщице. При отсутствии на рабочем месте делопроизводителя ( отпуск, больничный), заменять указанного сотрудника. Требования: ВнимательностьОтветственностьИсполнительностьУверенный пользователь ПК и офисной техникиЗнание программ: Excel, Microsoft Word Условия: Работа в молодом, дружном коллективе Устройство по ТК РФ. Своевременная заработная плата 2 раза в месяц. График работы с 9-00 до 18-00 5/2.