Специалист группы документационного обеспечения

Описание

Специалист должен знать: нормативно-правовые документы, осуществляющие регулирование в сфере документоведения, требования локальных нормативных актов Общества к организации документооборота и оформлению документов; правила орфографии и пунктуации; требования унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила оформления деловых писем с использованием типовых форм; правила внутреннего трудового распорядка Общества; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности в Обществе, структуру и руководящий состав Общества и его подразделений, правила эксплуатации вычислительной техники, правила пользования приемно-переговорными устройствами; правила обработки и отправки почтовой корреспонденции; тарифы на пересылку писем (простых, заказных, с описью вложения и т.д.); сроки обработки и отправки почты. Exel, Word.

Обязанности

Вести прием, учет и регистрацию поступающей в Общество входящей корреспонденции от физических и юридических лиц. Вести прием, учет и регистрацию исходящей корреспонденцию Общества. Сканировать и размещать в электронном журнале регистрации входящие (исходящие) документы. Передавать поступающую (входящую) документацию на рассмотрение руководителя управления. Вести учет поступивших обращений по направлениям, видам работ, повторных и коллективных обращений граждан. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность. Формировать корреспонденцию в почтовые отправления. Ежедневно вести реестр отправленных писем. Осуществлять доставку документов в сторонние организации. Обеспечивать сохранность документов. Ежедневно вести реестр доставленной в сторонние организации корреспонденции. Ежедневно докладывать руководителю управления о выполнении поручений по доставке корреспонденции либо о причинах, препятствующих выполнению. Ежемесячно предоставлять руководителю управления отчет об использовании почтовых марок и конвертов. Своевременно информировать руководителя управления о необходимости закупа почтовых марок и конвертов, а также необходимости пополнения денежными средствами авансовой книжки для отправки корреспонденции, проездного билета. Выполнять отдельные служебные поручения руководителя управления. Докладывать руководителю управления о всех выявленных в пределах своей компетенции нарушениях.